Déléguer un bilan d’activité à l’IA : les fichiers, la consigne et le corrigé

Pour déléguer un bilan d’activité à l’IA, donnez-lui un relevé daté, les règles de calcul et le format du document attendu. Demandez les lignes retenues et exclues avec chaque total : vous pourrez contrôler le résultat avant sa diffusion.

Le dossier fictif de cet article contient six commandes. Le résultat attendu tient en quelques chiffres : quatre commandes retenues, 10 000 € HT commandés et 6 800 € HT livrés. Une livraison reste en retard. Les pièces ne permettent de conclure ni sur les causes des retards ni sur les échéances de paiement.

Vous trouverez ci-dessous les fichiers nécessaires, la consigne complète, le bilan corrigé et la façon de reprendre ce travail avec votre propre export.

Télécharger uniquement les cinq fichiers d’entrée. Gardez le corrigé à part.

À manipuler : ouvrir l’atelier interactif pour tester la règle et lire sa correction. Les calculs restent sur votre appareil.

Télécharger les fichiers, la consigne et le corrigé.

Fixer la période et nommer le bon indicateur

Nous travaillons sur l’Atelier Méridien, entreprise fictive. Le relevé est arrêté au 27 septembre 2026. Le document demandé est un bilan provisoire de septembre, car le mois n’est pas terminé.

L’indicateur principal sera le montant des commandes confirmées non annulées présentes dans le relevé. Nous ne l’appellerons pas « chiffre d’affaires » : les pièces fournies ne permettent pas d’établir cet indicateur comptable.

Les montants sont en euros hors taxes. Les dates de livraison représentent ici la livraison complète. Le dossier de base ne contient aucune livraison partielle. Un exercice distinct, plus loin dans ce guide et dans le dossier approfondissement du kit, traite ce cas avec ses propres règles.

Donner un dossier de travail complet

Avant d’envoyer un export, écrivez ce que ses champs signifient. Ce petit dictionnaire de données évite de demander à l’IA de deviner la convention de votre logiciel.

Zéro est une valeur : une ligne de zéro euro et une ligne dont le montant manque ne donnent pas la même information. De même, une cellule colorée en rouge n’est pas un statut exploitable sans convention. Ajoutez une colonne explicite si la couleur signifie « annulée » ou « à vérifier ».

Gardez l’export original séparé des transformations et du rapport. Si le nettoyage corrige une date ou un statut, consignez la modification et son motif. Vous pourrez expliquer pourquoi le bilan final diffère du fichier reçu.

Le kit contient le relevé de commandes, les règles de calcul et trois documents sur la validation du bilan. Ils permettent de calculer les indicateurs et d’identifier le responsable applicable à la date du rapport.

Séparez les entrées du corrigé. Le dossier entrees va à l’IA ; le dossier correction reste avec la personne qui examine la réponse. Si le corrigé est donné à l’outil, l’exercice ne mesure plus sa capacité à traiter les pièces.

Avant de demander le bilan, faites confirmer les noms des fichiers accessibles. Cette étape permet de repérer si l'outil travaille dans un autre projet, avec une ancienne pièce jointe ou sans le fichier attendu.

La voix peut servir à dicter la demande. Gardez tout de même un ordre de travail écrit pour pouvoir relire la période, les définitions et les limites.

La consigne complète à donner avec les fichiers

Le kit contient une version copiable dans consignes.md. Donnez le dossier entrees à l’outil et conservez le corrigé à part.

Prépare le bilan provisoire de septembre 2026 de l’Atelier Méridien,
arrêté au 27 septembre 2026 inclus, avec les fichiers fournis uniquement.
Commence par nommer les pièces que tu as pu lire.

Applique R01. Liste les commandes retenues et les exclusions motivées.
Calcule leurs nombres et montants, puis les parts livrées en nombre et montant.
Distingue les retards de livraison résolus et ceux encore ouverts.
Indique les règlements enregistrés sans déduire d’échéances absentes.
Retrouve le validateur applicable au 27 septembre dans S01/S02/S03.

Livre : une page de bilan, les alertes et les décisions à prendre,
puis une annexe avec les identifiants, les opérations et les sources.
Signale toute information absente ou incohérente qui empêche un calcul.
N’invente ni objectif, ni tendance, ni cause. Ne diffuse pas le document.
Nomme les montants « commandes » ; ne les présente pas comme un chiffre d’affaires.

Si votre outil ne peut pas calculer avec un tableur ou un programme, contrôlez les opérations séparément. La qualité de la rédaction ne suffit pas à confirmer les totaux.

Organiser le travail pour retrouver l’origine d’une erreur

Un bilan périodique suit un parcours assez stable pour séparer les opérations. Nous proposons de contrôler chaque résultat intermédiaire avant de rédiger la synthèse.

Un tableur ou un programme peut effectuer les additions et les contrôles de cohérence. L’IA peut aider à préparer ce traitement et à expliquer les résultats. Si elle produit les formules ou le programme, ceux-ci doivent eux aussi être vérifiés sur un exemple dont le résultat est connu.

Pour un processus régulier, le responsable doit pouvoir ouvrir le tableau de calcul et retrouver les lignes sources. « L’assistant dit avoir contrôlé les chiffres » ne constitue pas une annexe vérifiable.

Voici le bilan que les pièces permettent de produire

Bilan provisoire de septembre, arrêté au 27 septembre 2026. Quatre commandes confirmées sont retenues, pour 10 000 € HT : C101, C102, C103 et C106. C104 est exclue car annulée ; C105 est exclue car encore au stade brouillon.

Trois commandes ont été livrées intégralement, pour 6 800 € HT. La part livrée représente donc 75 % du nombre de commandes et 68 % de leur montant. Les deux pourcentages décrivent des choses différentes.

Deux commandes franchissent le seuil d’alerte fixé à deux jours. C102 a été livrée avec trois jours de retard. C103 reste non livrée, avec trois jours de retard au 27 septembre. La première relève du bilan de qualité de service ; la seconde appelle encore une action opérationnelle.

Le relevé indique un règlement de 2 400 € pour C101. Ce montant est celui enregistré dans le fichier ; il n’a pas été rapproché d’un compte bancaire. Parmi les commandes livrées, 4 400 € sont marqués non réglés. Nous ne pouvons pas les qualifier d’impayés en retard, car le dossier ne contient aucune échéance de paiement.

Élise valide ce rapport à la date du 27 septembre. La décision S02 transfère ce rôle à Karim à partir du 1er octobre. La proposition S03 d’envoi automatique n’est pas approuvée.

L’objectif commercial, la comparaison avec août et les causes des retards sont absents. Le bilan doit laisser ces points ouverts. Il ne permet pas de conclure que septembre progresse, que l’équipe est en sous-effectif ou qu’un client refuse de payer.

Ce texte est le corrigé de l’exercice fictif. Il n'est pas présenté comme la sortie d'un produit testé.

Contrôler les opérations en quelques lignes

Un total de 12 400 € inclurait à tort le brouillon et la commande annulée. Une part livrée de 68 % annoncée « en nombre » mélangerait les unités. Une alerte sur les deux commandes sans préciser que C102 est déjà livrée laisserait croire que deux livraisons restent à effectuer.

Si l’outil annonce 12 400 €, ne lui soufflez pas immédiatement le bon total. Demandez la liste des lignes incluses, leur statut et la règle appliquée. Vous saurez alors s’il a compté C104 et C105 ou commis une autre erreur.

Consigne de correction : « Reprends le total avec R01. Donne une ligne par commande : incluse ou exclue, montant et justification. Recalcule le total, puis les pourcentages qui en dépendent. » Après correction, vérifiez aussi les proportions : un total rectifié peut laisser un pourcentage ancien dans le texte.

Transformer le bilan en prochaines actions

L’action immédiate concerne C103 : le responsable opérationnel doit confirmer son état réel et la prochaine date annoncée. Le dossier ne nomme pas ce responsable ; le bilan doit demander sa désignation au lieu d’attribuer la tâche à quelqu’un au hasard.

Pour C102, l’équipe peut renseigner la cause du retard afin de comprendre si le problème se répète. Pour les règlements, il faut obtenir les échéances avant de préparer une éventuelle relance. Élise examine le document avant diffusion.

Le mois suivant, conservez les règles et remplacez le relevé. Changez explicitement la date d’arrêté, puis vérifiez si le validateur ou la définition des indicateurs ont évolué. Un rapport du 2 octobre doit tenir compte du transfert à Karim, même si les fichiers de septembre restent dans le dossier.

Adapter le dossier à votre export sans fausser le bilan

Six commandes sont faciles à relire. Dans un export réel, commencez par définir ce que représente une ligne : une commande complète, un article commandé ou une livraison. Plusieurs lignes portant le même numéro peuvent être légitimes. Les supprimer automatiquement peut retirer du travail réel ; additionner un montant total répété peut le compter plusieurs fois.

Dans Méridien, R01 définit explicitement une ligne par commande et une date vide comme « non livrée ». Cette convention appartient à l’exercice ; vérifiez celle de votre logiciel avant de la reprendre.

Le kit comprend un modèle modeles/bilan-a-remplir.md. Commencez par une copie de votre export, nommez la période et les règles, puis faites relire un premier bilan par la personne qui le produit habituellement.

Traiter une livraison partielle : un deuxième exercice corrigé

Le premier dossier contient une seule ligne par commande et des livraisons complètes. Voici un exercice distinct, également fictif, où chaque ligne représente un produit commandé. Les quantités livrées sont des cumuls à la date d’arrêté. Tous les montants sont en euros HT, sans remise, retour ni frais complémentaires.

Le montant restant à livrer est 680 € : six unités à 80 € sur C201, plus cinq unités à 40 € sur C202. La part livrée en montant est 66 %. Pourtant, aucune des deux commandes n’est entièrement livrée : C201 est partielle et C202 n’a pas commencé. La part de commandes entièrement livrées est donc 0 %.

Les deux lignes C201 ne sont pas des doublons. Elles représentent des produits différents. Si l’export répète aussi le total de commande de 1 800 € sur chacune de ces deux lignes, additionner cette colonne donnerait 3 800 € avec C202. Il faut choisir entre le calcul par ligne et un total de commande compté une seule fois.

Trois égalités permettent de contrôler ce cas :

Montant commandé = somme(quantité commandée × prix unitaire)
Montant livré = somme(quantité livrée × prix unitaire)
Montant restant = montant commandé − montant livré

Dans cet exercice, 2 000 = 1 320 + 680. Si le fichier décrit des événements de livraison successifs plutôt que des cumuls, il faut d’abord les regrouper selon leurs identifiants. Additionner un cumul quotidien plusieurs fois compterait à nouveau des unités déjà livrées.

Le dossier approfondissement du kit fournit les lignes, le corrigé et un vérificateur Python facultatif. Vous pouvez aussi refaire les trois multiplications à la main. Une quantité livrée inconnue doit être signalée comme telle ; le vérificateur refuse de la convertir automatiquement en zéro.

Vérifier le périmètre d’un contrôle dans Excel

Si vous utilisez Power Query pour examiner votre export, ses outils de profilage analysent par défaut les 1 000 premières lignes. Le réglage en bas de l’éditeur permet de passer à l’ensemble des données. Pour un fichier plus long, contrôlez ce périmètre avant de conclure qu’une colonne ne contient pas d’erreurs ou de valeurs vides.

Ce réglage concerne le profil statistique affiché, pas une limite générale à 1 000 lignes pour les transformations. Relevez aussi le nombre total de lignes et comparez-le au fichier source. Une prévisualisation rassurante ne remplace pas le contrôle du périmètre effectivement analysé.

Contrôler la qualité des données avant de produire le bilan

Un export complet peut contenir des valeurs fausses. Un montant au bon format peut correspondre à la mauvaise commande. Pour préparer votre premier bilan, distinguez les contrôles suivants et gardez leurs résultats dans l'annexe.

Une date comme 2026-09-31 est invalide. Une date du 25 septembre peut être valide dans son format et néanmoins erronée pour une livraison réalisée le 24. Le premier contrôle se programme facilement ; le second demande une preuve métier.

Une anomalie ne doit pas disparaître dans le total

Supposons, dans une variante fictive distincte du corrigé, que le montant de C103 manque. Vous pouvez encore dénombrer les quatre commandes confirmées si leurs identifiants et statuts sont fiables. Vous ne pouvez plus affirmer un montant total de 10 000 €. Les 6 800 € des trois autres commandes forment un sous-total connu, pas un total complet ni une part de 100 % livrée.

Consignez l'identifiant C103, le champ manquant, les indicateurs affectés et la personne chargée de compléter la source. La part livrée en nombre reste calculable sous ces hypothèses ; la part livrée en montant ne l'est plus. Cette différence doit apparaître dans le texte remis au responsable.

Après correction, refaites le total, les proportions, les graphiques et la synthèse. Ils peuvent tous dépendre du même champ. Le kit propose une fiche de contrôle pour relier chaque anomalie à ses conséquences.

Corriger une source sans laisser trois versions du même chiffre

Une correction devient dangereuse quand elle modifie le total mais laisse l'ancien pourcentage dans la synthèse. Prenons une variante fictive, distincte du corrigé Méridien : après vérification d'une pièce, le responsable confirme que C103 devait porter 3 500 €, et non 3 200 €, à la date d'arrêté. Il s'agit d'une correction de saisie, pas d'une nouvelle commande reçue après le 27 septembre.

Conservez le relevé initial. Dans une nouvelle version, inscrivez la pièce justificative, l'auteur de la correction et sa date. Demandez ensuite de recalculer les indicateurs affectés, puis de rapprocher le tableau, le graphique et le paragraphe de synthèse. Une correction n'autorise pas à réécrire silencieusement l'historique.

Si personne ne peut justifier les 3 500 €, l'assistant doit signaler le conflit. Il ne choisit pas la valeur qui rend le bilan plus cohérent. Si la modification représente un événement survenu après l'arrêté, elle appartient au relevé suivant, sauf règle de retraitement explicitement décidée.

Cette séparation entre résultat attendu, autorité et revue rejoint l'approche de délégation décrite par Ethan Mollick dans « Management as AI superpower ». Le cas C103 et ses calculs sont notre exemple original ; ils ne proviennent ni d'un client ni d'un essai de logiciel.

Vérifier le fichier livré, pas seulement le message de l'assistant

Si la demande comprend un tableur, ouvrez le fichier effectivement produit : les lignes sources doivent s'y retrouver, les nombres doivent être exploitables et les formules ou calculs inspectables. Une réponse « le fichier est prêt » ne confirme ni son existence ni sa justesse.

Rapprochez le total de l'annexe avec celui du rapport. Vérifiez la période dans le nom du fichier et dans le document. Contrôlez également qu'une version corrigée n'a pas laissé l'ancienne synthèse en pièce jointe. N'autorisez la diffusion qu'après ces vérifications par le responsable applicable.

Savoir quand intégrer cette tâche aux outils de l’entreprise

Commencez avec un export maîtrisé et un contrôle humain. Notez le temps de préparation des entrées, celui de vérification et les erreurs corrigées. Ce sont ces mesures qui permettront de décider si une intégration récurrente vaut la peine.

Si l’essentiel du travail consiste encore à réunir les bonnes pièces, connecter les sources peut devenir prioritaire. Si les corrections viennent de définitions variables, stabilisez ces définitions avant de développer l’automatisation.

Pour étudier cette tâche avec Initial IA : apportez un exemple de relevé, le bilan actuellement produit, sa fréquence et le nom de la personne qui le valide. Ce dossier permet de cadrer une intégration sur un résultat précis, avec des contrôles que votre équipe comprend.